Kontrollutvalget 13. september 2017

SMS: FBTIPS til 2005 Telefon: 02303 tips@f-b.no Send video

Onsdag 13. September 2017

19:07

Siste punkt på programmet e en gjennomgang av hvordan revisjonen har planlagt sitt arbeid for Fredrikstad kommune i 2017.

18:39

Revisjonen har kastet ut en del idéer for mulige områder, og går nå i gang med en mer formell prosess med alle kommunene om hvilke prosjekter de etter hvert ønsker inn på planen for de neste to årene.

-Det er utvalget som velger hva vi skal revidere.

18:27

Personvern - hvordan kommuner etterlever dagens regelverk, og hvordan man skal oppfylle den vedtatte EU-forordningen som trer i kraft i mai neste år, får oppmerksomhet. Det er et stort område som vil kreve store ressurser av blant annet kommunene.

Et annet område, som henger tett sammen med personvernet, er også IT-sikkerhet. Også her kommer nytt lovverk på senvinteren neste år, som vil stille store krav til kommunene.

-Dette er så stort at det kan være akuelt å samkjøre en revisjon med flere kommuner, sier Terje Moland Pedersen.

18:25

Kommunerevisjonen gjennomgår nå en overordnet analyse med mulige revisjonsområder fremover.

17:43

Utvalget tar notatet til orientering, før de tar en kort pause.

17:43

Terje Moland Pedersen:

-Da saken kom leste jeg den med stor interesse, og lurte på om avisen og andre hadde lest samme saken som meg, For saken var jo mer gunstig enn den lå til bystyret. Men på prinsipielt grunnlag håper jeg vi ikke får flere slike saker, for det trenger vi ikke.

FB skrev om feil vedrørende momskompensasjon som ga lavere lånekostnader, slik revisjonen har nevnt i møtet, og at det var flere usikkerhetsmomenter, som rådmannen nå har imøtegått underveis.

 

17:30

Når det gjelder selve saken: Det stilles spørsmål ved om vi kan ta bort sju årsverk fra vaskeriet. Vi har ca. 500 medarbeidere i turnover. Når det gjelder omplassering internt gjelder det 60-70 medarbeidere pr år. Vi mener derfor dette er et overdrevet risikomoment, sier han.

Revisjonen stilte altså spørsmål om dette.

 

Beslutningen er tatt på et tilstrekkelig økonomisk grunnlag, også når man tar høyde for usikkerhetsmomentene. Det er også gjort tilstrekkelig alternativutredninger.

Det er ikke grunnlag for å hevde at kommuneledelsen ikke driver en planmessig styring av utbyggingsprosjekter, som her.

17:28

Rådmann Ole Petter Finess viser til opptakten med at saken ble kjent i media før han hadde fått gitt sitt tilsvar. Det var knappe frister her. Det er et spørsmål hvorfor det var så viktig at denne saken skulle frem til dette møtet. Det blir gitt kommentarer til et ufullstendig bilde, sier rådmannen.

Så: Kommunerevisjonens arbeid blir av mange oppfattet som riktige, og nærmest en domsavsigelse, derfor er det veldig uheldig når ikke rådmannens tilsvar kommer samtidig. Ellers kan vi oppleve slagside.

Skal revisjonen ha legitimitet er det viktig at det gis et komplett bilde når saken går ut, ellers kan arbeidet komme i diskreditt - det er uheldig.

 

Rådmannen var ikke til stede under seminaret da revisjonen redegjorde for offentlighetsreglene.

-Får man en innsynsbegjæring må man forholde seg til den, sier sekretæren.

 

Terje Moland Pedersen reiser spørsmål og sammenligner situasjonen med riksrevisjonen.

-Det gjelder kun Riksrevisjonen, sier sekretæren. Faktasjekken kommer i første omgang. Så kommer revisjonen med sine vurderinger. Revisjonen har satt punktum og rapporten er ferdig. Så kommer tilsvaret som et vedlegg til det.

17:25

Revisjonen viser til hva de fikk i oppdrag, og hva de har gjennomgang.

Det største funnet var altså at det ikke tatt høyde for momskompensasjon, og at det er en del usikkerhetsmomenter. Rådmannen har kommet med et veldig ryddig tilsvar til våre kommentarer, sier Jolanta Betker.

 

Rådmannen viser til at en del er gunstigere økonomisk enn først antatt, og det er revisjonen enige i.

 

17:23

Nå behandler utvalget notatet om vaskeribyggingen.

17:21

Kommunalsjef Kari Sørum er leder for blant annet personalavdelingen. De mener håndteringen av denne saken ikke viser et generelt bilde av hvordan personalsaker behandles.

Rådmann Ole Petter Finess mener det ikke er saklig grunn for en ny revisjon nå. Utvalget vil vente, men vurdere å be om en slik gjennomgang senere.

 

 

17:15

Utvalget sier at de ser kommunens håndtering som kritikkverdig. Med bakgrunn i alt som skjer i personalavdelingen, blant annet knyttet til varslerkomplekset, og det fakturm at man jobber med å ansette en ny HR-sjef, lar de være å gå inn i en ny forvaltningsrevisjon nå - men sier de likevel vil vurdere dette på et senere tidspunkt.

Når det gjelder påstandene vikaren fremmet om ukultur knyttet til rus sier utvalget at virksomhetsleder ikke har fått opplysninger som bekrefter dette. Han tok skriftlige notater, men dette er ikke dokumentert. Utvalget sier det er kritikkverdig at dokumentasjonsplikten ikke er fulgt.

17:08

Moland Pedersen er også opptatt av bystyrets politikk - ikke bare det rent formelle: at man har et ansvar overfor tidligere ansatte dersom de er utsatt for noe mens de var ansatt i kommunen.

-Her krangler vi kanskje litt om formaljuss, mens det vi har behov for er å ivareta folk på en ordentlig måte. Jeg mener man her burde opptrådt annerledes, sier han.

 

Kommunalsjef Kari Sørum erkjenner at det ville være klokt og bra om kommunen den gangen hadde fulgt opp vikaren.

 

17:06

Rune Grundekjøn spør rådmannen om kommuneadvokaten som nå er uenig med revisjonen er den samme som var involvert i å håndtere saken, og får det bekreftet.

-Det er ikke til å legge skjul på, sier Finess.

-Det endrer ikke jusen, men det er greit å vite, sier Grundekjøn.

17:03

Terje Moland Pedersen:

- Fredrikstad kommune er inne i en krevende situasjon, sier han og viser til varslingskomplekset med alt som ligger der. Han viser til at det kommer en ny HR-sjef, og deretter må organisasjonen få sette seg før man går i gang med en forvaltnigsrevisjon.

 

Rådmannen har nå sagt at en ansettelse antas å skje rundt nyttår.

17:01

Terje Alvheim fremmer på vegne av seg og Terje Moland Pedersen forslag om at de skal si hånderingen var kritikkverdig i stedet for svært kritikkverdig.

17:01

Rådmannen mener at saken ikke viser et generelt bilde av kommunens håndtering av personalsaker, og at det ikke er saklig grunnlag for at det igangsettes en forvaltningsrevisjon på dette området.

16:52

Kommunerevisjonen opprettholder sin konklusjon om at saken ble håndtert kritikkverdig. Rådmann Ole Petter Finess sier at kommuneadvokaten fortsatt er uenig i revisjonens konklusjoner, særlig når det gjelder vikarens kontradiksjon. Han mener derfor at ordbruken i vedtaket er for krass og ber om at det vurderes å moderere dette.

Kommunalsjef Kari Sørum skal så orientere, og sier at denne saken ikke er representativ for hvordan personalavdelingen håndterer slike saker.

16:48

16:45

Imrik vil melde til sekretariatet når Arbeidstilsynet kommer med en konklusjon om de siste fem brakkene.

16:42

Terje Moland Pedersen viser til diskusjonen som gikk da seksåringene kom inn i skolen, og FB skrev at problemet ble løst ved å få midlertidige brakker.

-Ingen av oss visste at vi skulle sitte her 20 år senere og diskutere de samme brakkene, sier han og legger til at han håper det er tid for at de fases ut.

16:38

En av seks paviljonger ble godkjent, de fem andre er det foreløpig ikke. Det handler i stor grad om inneklima. Noe også om plass for ansatte, og også mulighet forgrept renhold.

-Vi har kontaktet virksomhetsledere for å høre hvordan de kan bidra, sier Imrik.

Blant annet blir det satt inn aggregater for å bedre inneklima. Arbeidstilsynet holdes orientert, og skal informeres innen 30. september. Den skal holdes, ifølge Imrik.

Et problem er at brakkene er en del år gamle. Dersom man ikke får godkjenninger må man for eksempel se på innkjøp av nye brakker, noe som er dyrt. Et alternativ er midlertidig opphold på Nabbetorp skole, hvor det står flere store klasserom tomme. Dette er ikke optimalt.

Imrik viser også til at flere av de aktuelle skolene er planlagt bygd ut, blant annet med tanke på nettopp å fjerne brakkene.

-Vi skal gjøre tiltak som kan føre til midlertidige godkjenninger.

16:34

Først på sakslisten er en orientering fra konstituert etatsjef for bygg og eiendom, Voica Imrik, vedrørende bruk av paviljonger på skolene.

 

16:23

Utvalget får informasjon om hvordan saker håndteres når man får tips - og hva innbyggere kan forvente:

16:15

FBs artikkel om notatet vedrørende vaskerisaken blir også tatt opp. Terje Moland Pedersen sier de har diskutert at avisen fikk notatet og skrev om saken før utvalget hadde fått det, og reagerer på at det ble sendt ut fra kommunerevisjonen.

-Når avisen har intervjuet to bystyrerepresentanter var det umåtelig fristende å sette seg ned og skrive, men jeg valgte å la være, sier Moland Pedersen.

Sekretariatet opplyser at revisjonen er et eget organ, og når pressen begjærer innsyn derfra, gjelder offentlighetsreglene også dem. Daglig leder sier hun kan be om å få kopi på samme tidspunkt som pressen, slik at dette kan videresendes til politikerne samtidig som pressen får innsyn.

16:13

16:09

Rune Grundekjøn: - Jeg skjønner det du sier. Hvis jeg kommer med både sak og konklusjon i forkant, vil det være å misforstå rollen. Man kan opplyse om ting, men det er viktig å ha respekt for dette, viktig ikke å flagge standpunkt. Vi kan si vi har mottatt en sak og lignende, men jeg kan ikke si at jeg vil ha det slik eller slik. Det vil blokkere mye god kommunikasjon, mener utvalgslederen.

16:08

Terrje Moland Pedersen: Jeg kan si litt om bakgrunnen for at vi ønsket et slikt seminar, og det går på vårt forhold til media. Det er sånn at når det gjelder kontrollutvalgets arbeidsform - det er utvalget som avgjør hva vi skal gjøre med saker. Vi må kunne komme hit med et åpent sinn. Det er vanskelig hvis man på forhånd leser i avisene hvordan enkele medlemmer har tenkt å fremme forslag. Mitt ønske er at vi avstår fra å kommentere innhold i sakene til vi har vært en runde i utvalget. Det tror jeg vil styrke utvalgets arbeid uten at det går ut over offentligheten.

 

16:06

Diskusjonen kommer raskt inn på mediehåndtering og hva som kommer i media. Flere påpeker at det er viktig at utvalget er partipolitisk uavhengig, og at man ikke skal drive partikamp. Terje Moland Pedersen og Terje Alvheim mener begge at det har vært tilløp til partipolitikk i enkelte tilfeller.

16:03

Sekretariatet forklarer en del om kontrollutvalgets rolle og ansvarsområder opp mot bystyret.

16:01

Kontrollutvalget har møte i rådhuset i ettermiddag. Men først har de en times arbeidsseminar hvor de diskuterer samarbeidsform, blant annet når det gjelder hvem som skal uttale seg i media og når.

 

Senere står blant annet revisjonens notat om vaskerisaken på tapetet, et notat FB har omtalt. Siden da har også rådmannen kommet med et tilsvar, som blir presentert.

Dessuten skal utvalget behandle rapporten om hvordan kommunen håndterte meldingene fra en tidligere vikar om det hun kalte sex-trakassering og ukultur.