Det betyr i klartekst at dokumentene ved varslinger mot andre i kommunen håndteres etter én rutine, mens det ved kritikk mot toppledelsen i administrasjonen og mot politikere gjøres på en annen måte. Det er bare snakk om dokumenthåndteringen, og ikke behandlingen av selve varslene.

Endringen kan imidlertid få konsekvenser for når i en prosess innbyggere og mediene kan be om innsyn, fordi dokumentene da ikke fremgår i den offentlige oversikten innbyggerne kan se på.

Forslaget skal behandles i arbeidsmiljøutvalget i administrasjonen i midten av juni og er omtalt i årsrapporten om varslingsordningen, som torsdag denne uken behandles i formannskapet. Saken skal deretter opp i bystyret. Men det er ikke et forslag politikerne skal ta stilling til, det opplyses bare at endringen behandles i administrasjonen.

Er likt for alle i dag

Med dagens eksterne ordning kommer varslinger og dokumenter direkte til konsulentselskapet BDO. I dag er det felles rutine i alle saker:

BDO laster opp dokumentene i en egen digital base, kontakter forhåndsdefinerte personer i kommunen og sender informasjon om at dokumentene kan arkiveres. Deretter lagrer og journalfører kommunen dokumentene, og de blir synlige i kommunens postjournal.

Med det nye forslaget skal dokumentene ikke inn i kommunens arkiv i det administrasjonen omtaler som «den innledende fasen» dersom det er varslet mot enkelte grupper i ledelsen. Dokumentene skal «oppbevares hos BDO inntil saken er konkludert og overføres deretter byarkivet».

Dette gjelder varslinger mot

  • Kommunedirektøren
  • Direktørene i hennes ledergruppe
  • Ordføreren
  • Folkevalgte for øvrig
  • De totalt fem ansatte i kommunen som har tilgang til BDOs database. Dette er tre arkivarer, koordinator for varslingsordningen og en saksbehandler som bistår koordinatoren.

Uklart hvor lang tid det kan ta

Virksomhetsleder Pål Klavenes i styring og eierskap er denne koordinatoren. Han kan ikke si konkret hva formuleringen i praksis vil bety for hvor lang tid det vil ta før dokumentene overføres, fordi hver sak må vurderes for seg.

Men arkivloven og offentlighetsloven skal følges, understreker han – og påpeker at arkivforskriften åpner for bruk av skjønn.

Arkivforskriften sier at det offentlige plikter å «fortløpende» journalføre dokumenter. Sivilombudsmannen, som kontrollerer at forvaltningens følger lover og regler, sier dette skal skje så fort det er praktisk mulig.

Det samme gjør professor emeritus Jan Fridthjof Bernt, på spørsmål om hvordan reglene er når dokumenter kommer til et eksternt firma:

– All korrespondanse knyttet til oppdraget fra kommunen skal løpende videreformidles til kommunen, som foretar løpende journalføring og behandler krav om innsyn, skriver han til Fredriksstad Blad.

Bernt er en av landets fremste eksperter på offentlig forvaltning og offentlighetsreglene.

Poenget er ikke at endringen skal gjøre at arkiveringen tar lengre tid, men å sikre at saken går til riktig person i kommunen. Man skal ikke risikere at en omvarslet ser dokumenter om seg selv, fremholder Klavenes.

Fem ansatte har som nevnt tilgang til BDOs base, det har ingen direktører eller politikere. I alle typer saker med taushetsbelagte opplysninger styrer man i kommunens datasystem hvem som skal kunne se dokumenter.

Skal ikke være tilleggsbelastning

– Hva menes med inntil «sakene er konkludert»? Er det at varslingsrådet har gitt sin anbefaling om hvordan saken bør behandles, eller for eksempel etter at de selv har undersøkt og konkludert om forholdene det er varslet om?

Det gjelder den helt innledende behandlingen hos BDO. Denne nye spesialreguleringen handler om å ivareta både varsler og omvarslet: Å sørge for at den kretsen som får kjennskap til varselet er begrenset. Kretsen skal være stor nok til at sakene er godt nok utredet, men det skal ikke være en tilleggsbelastning at det spres utenfor dem som har behov for å vite det for å behandle sakene.

Må sikre forsvarlig arbeidsmiljø

Klavenes kan på direkte spørsmål ikke avkrefte at det for eksempel kan være snakk om uker, men understreker igjen at loven skal følges, og at BDO skal behandle varslinger innen fem dager. De kan imidlertid be om mer tid.

Han påpeker at de også har ansvar for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø for både varslere og dem det varsles på.

– Hvorfor er det et spesielt behov for disse lederne, i forhold til andre ansatte det varsles på?

– Oppdateringen er begrunnet i hensyn til risiko for rolle- og habilitetsutfordringer, i plikten etter arbeidsmiljøloven til å sørge for et forsvarlig arbeidsmiljø for alle medarbeidere, og i arbeidsgivers omsorgsplikt, sier Klavenes.

Han viser til at det kan være særlig problematikk knyttet til habilitet og roller, og derfor må en enda mindre krets ha kjennskap til varslingen i en innledende fase, ifølge virksomhetslederen.

Han legger til at selve behandlingen av varslene følger varslingsrutinen på samme måte som andre saker, bortsett fra at de har funnet grunn til en presisering av reglene når det gjelder dokumentene.

– Varsling er et sensitivt område

– Hva er denne grunnen?

– Det er ikke noen hemmelighet at varsling er et sensitivt område, og det skal det være. Så det er rett og slett et ønske om av vi i disse sakene er helt sikre på at de går til rett nivå og personkrets i kommunen når de kommer fra BDO. Det er derfor også av hensyn til BDO.

De oppdaterer også varslingsrutinen i noen tilfeller med hvem som skal kontaktes ved varsling mot ulike roller.

– Dersom det varsles mot for eksempel en etatssjef, skal dokumentene arkiveres og journalføres med en gang, og dermed bli tilgjengelige i postjournalen. Har du forståelse for at dette kan anses som en form for forskjellsbehandling?

– Ingen saker er like, alle saker er gjenstand for «forskjellsbehandling» ved at ingen kan forhåndskategoriseres. En lik behandling betyr behandling innenfor loven. Det vil si noe om hvordan skjønnsutøvelsen vil skje, fordi alle saker er ulike.

Han understreker at kommunen som hovedregel arkiverer alle varslingssaker unntatt offentligheten, med skjerming av både varsler og omvarslet.