Det fremgår av en oppfølging Østfold kommunerevisjon har gjort. De har tatt stikkprøver på fem rammeavtaler med ulike leverandører.

For tre av dem er det gjort ubetydelige funn, men på to av dem er det store avvik mellom det som er forespeilet av omsetning da avtalene ble inngått, og de beløpene kommunen faktisk har kjøpt varer og tjenester for.

Kan ikke kontrolleres

– Det er ofte ikke samsvar mellom inngått avtale og faktureringene – både når det gjelder de ulike varer, tjenester og prisene som blir fakturert. Mest sannsynlig er det inngått andre entrepriser/kontrakter som ligger til grunn for faktureringen, men dette fremkommer ikke av fakturaene. Og når supplerende dokumentasjon heller ikke kan fremskaffes, har det ikke vært mulig for oss å ta stilling til riktigheten av fakturaene i ettertid, heter det i notatet fra revisjonen.

De kan ikke konkludere med at lov om offentlige anskaffelser er brutt. Risikoen er klart til stede, ifølge revisjonen, som anbefaler at kommunen kraftig skjerper inn praksisen i oppfølging av rammeavtalene.

Handlet uten rammeavtale

Eksempler på hva som er avdekket, er at det i en periode uten rammeavtale er kjøpt varer for mer enn fem millioner kroner hos en leverandør. Enkelte har en omsetning som er både to, tre og fire ganger større enn stipulert i avtalene.

Kommunens innkjøpsavdeling har etablert et e-handelssystem hvor det skal bestilles varer og tjenester. Det sikrer blant annet at man får de prisene som er avtalt og gir god mulighet for kontroll i etterkant. Mange innkjøp gjøres imidlertid utenfor systemet likevel, ifølge notatet fra revisjonen. I en flere tilfeller er det for eksempel gitt pristilbud på epost.

Det er også fakturert for overtid, forberedelser, kjøretid og annet som ikke er omfattet av de inngåtte rammeavtalene.

En risiko er at man ved å gå utenom avtalene bryter lov om offentlige anskaffelser fordi andre bedrifter skulle hatt mulighet til å konkurrere.

Kraftig innskjerping

Rådmannen skriver i sitt tilsvar til kontrollutvalget at det ikke er funnet faktafeil i revisjonens rapport.

Overfor NRK Østfold understreker han at manikke uten videre kan si at loven er brutt. I tilsvaret poengterer han at systemet ikke klarer å skille mellom hva som er gjort innenfor de eksisterende avtalene, og hva som er kjøpt på entreprise eller gjennom anbud.

Rådmannen skisserer en rekke tiltak for å bedre situasjonen:nye prosedyrer for fakturakontroll på et tidligere tidspunkt, strengere kontroll av faktura opp mot avtaler og bestilling og strengere krav til hvilken informasjon fakturaer skal inneholde. Opplæring av egne ansatte er også en oppgave, fremholder han.

Opprydding etter i fjor

Kontrollen revisjonen nå har gjort er en oppfølging av fjorårets store rapport hvor det ble avdekket en rekke problematiske forhold i teknisk drift. Noe av det som ble avdekket var blant annet at det ble gjort direkteanskaffelser utenfor rammeavtalene, at vilkår i avtalene ikke alltid ble fulgt og at det var åpenbar skjevdeling av oppdrag til enkelte avtalepartnere.

Rådmannen fremholder i sitt nye svar at det er jobbet aktivt både i teknisk drift og i innkjøpsavdelingen for å rydde opp i problemene.

Kontrollutvalget behandler saken i sitt møte tirsdag i neste uke.